Уже сравнительно давно распространилась практика заключения рамочных договоров, в которых стороны оговаривают, что поставка товара, оказание услуг, выполнение работ либо иное предоставление по договору совершаются по факту направления заявок от соответствующего заинтересованного лица (соответственно, покупателя или заказчика).
Такой принцип сотрудничества является основным для отдельных договорных моделей, в частности, договора транспортной экспедиции, договор поставки, а также договора комиссии. Данная модель безусловно имеет свои удобства, поскольку сохраняет взятые на себя обязательства между контрагентами на долгий срок и освобождает их от необходимости каждый раз заключать новый договор на отчуждение товаров, работ или услуг, имеющих по своей сути однородный характер. Также заключение валютного рамочного договора с иностранным контрагентом освободит от издержек, связанных с необходимостью регистрировать каждый отдельный «разовый» валютный договор.
Впрочем, удобство не исключает и сопутствующие риски, которые могут возникнуть при отсутствии должного внимания к согласованию условий договора.
Наиболее распространенное в текущей практике шаблонное условие о «работе по заявкам» звучит так: исполнитель (также поставщик, перевозчик, комиссионер) обязуется совершить определенные действия (оказать услуги, поставить товар, перевезти груз, реализовать товар заказчика) по соответствующим заявкам, спецификациями, счетами заказчика (также покупателя, грузоотправителя, комитента). Достаточно ли этого? Определенно нет.
Во-первых, надлежит согласовать форму и содержание заявки. Отсутствие требования к письменной форме заявки несет огромные риски для обеих сторон, так как исключает возможность достоверно установить ее предмет (наименование товара, работ услуг; их количество и стоимость), что может влечь ряд негативных последствий:
- неисполнение контрагентом своих обязательств по договору (в том числе непоставка товара либо утрата груза) с последующей ссылкой на отсутствие доказательств направления заявки;
- возникновение спора относительно количества и качества поставленного товара (оказанных услуг, выполненных работ);
- трудности с подсчетом налоговой базы при подаче налоговой декларации;
- взыскание неустойки, ввиду отсутствия сроков оказания услуг или сроков оплаты.
При отсутствии по спорам в сфере перевозок грузов письменных заявок, приходится ссылаться на ТТН (CMR) и переписку в мессенджерах, как подтверждение со стороны перевозчика факта доставки груза и обоснованности оплаты за перевозку груза.
Оптимальный вариант в таких случаях: указывать в договоре, что заявка направляется в письменной форме и должна содержать определенные установленные договором сведения (например, наименование, количество и цена товара). Также разумно уделить внимание разделу договора, посвященному корреспонденции: прописать, в каких случаях заявка считается надлежаще направленной контрагенту, а также при необходимости облегчить документооборот – приравнять к письменной форме направление заявки по электронной почте или через мессенджеры.